Nếu bạn yêu thích giao tiếp và muốn phát triển trong môi trường năng động, đầy thách thức, thì lễ tân là lựa chọn hoàn hảo. Công việc này không chỉ mang lại cơ hội gặp gỡ, kết nối với nhiều người, mà còn giúp bạn rèn luyện kỹ năng giao tiếp, quản lý và giải quyết vấn đề. Chính những yếu tố này khiến lễ tân trở thành sự nghiệp lý tưởng cho những ai đam mê tương tác và muốn xây dựng tương lai trong ngành dịch vụ.
Nhân viên lễ tân là ai?
Nhân viên lễ tân (Receptionist) là khái niệm để chỉ người phụ trách công việc ở quầy lễ tân – một bộ phận chính tại khu vực tiền sảnh của khách sạn, nhà hàng hay công ty trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Họ là người tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi trực tiếp đầu tiên với khách hàng. Đây là lý do vì sao nhân viên lễ tân được đánh giá là bộ mặt của công ty.
Chất lượng phục vụ của một khách sạn, nhà hàng có được đánh giá tốt hay không phụ thuộc rất lớn vào hiệu suất hoạt động của quầy lễ tân.
Công việc của nhân viên lễ tân
Giống như các bộ phận khác, lễ tân cũng có những trách nhiệm, công việc riêng trong quá trình vận hành của mỗi công ty, doanh nghiệp. Tùy vào đặc thù công việc, yêu cầu, quy định ở mỗi công ty mà nhiệm vụ của nhân viên lễ tân sẽ có sự khác nhau. Song, về cơ bản thì đều bao gồm các công việc cơ bản sau:
– Chào hỏi, tiếp đón đối tác, khách hàng, giải đáp thắc mắc, xử lý các vấn đề của khách hàng một cách trực tiếp hoặc thông qua điện thoại,…
– Nhân viên lễ tân nhà hàng hoặc tòa nhà có trách nhiệm chỉ dẫn cho khách hàng số phòng, vị trí thang máy,…
– Thực hiện tiếp nhận, lưu giữ hồ sơ, thông tin của đối tác, khách hàng quan trọng.
– Tiếp nhận cũng như xử lý những cuộc gọi từ khách hàng.
– Luôn đảm bảo tốt vấn đề vệ sinh cho khu vực lễ tân. Tuân thủ đầy đủ các quy tắc, quy định của doanh nghiệp, tổ chức.
– Chịu trách nhiệm về sự an toàn của văn phòng bằng cách tuân thủ mọi quy định an toàn, đồng thời kiểm tra những người ra/vào thông qua bàn lễ tân dựa trên việc theo dõi sổ nhật ký, phát và kiểm tra thẻ thông hành của khách hàng.
– Theo dõi số lượng văn phòng phẩm tồn kho, tiến hành đặt hàng khi cần thiết.
– Phối hợp với những đơn vị có liên quan trong quá trình thực hiện, xử lý các công việc chung.
Nghề lễ tân mang đến cho bạn những gì?
Con đường thăng tiến rõ ràng và đa dạng: Nghề lễ tân mở ra nhiều cơ hội thăng tiến rõ ràng. Nhiều người bắt đầu sự nghiệp của mình trong vai trò lễ tân và sau đó thăng tiến thành các vị trí quản lý cấp cao như quản lý văn phòng, trưởng bộ phận dịch vụ khách hàng, hoặc giám đốc điều hành. Ví dụ, một lễ tân trong một khách sạn lớn có thể tiến tới vai trò điều phối viên sự kiện hoặc giám đốc bộ phận tiếp đón. Sự tiến bộ này thường dựa trên kỹ năng tổ chức, khả năng lãnh đạo và kinh nghiệm tích lũy trong vai trò lễ tân.
Cải thiện kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề: Công việc lễ tân cung cấp môi trường lý tưởng để rèn luyện kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề. Bạn sẽ thường xuyên phải đối mặt với các tình huống khác nhau từ việc giải quyết khiếu nại của khách hàng đến điều phối các yêu cầu khẩn cấp. Điều này giúp bạn học cách giao tiếp hiệu quả và xử lý vấn đề một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Kỹ năng này không chỉ có giá trị trong công việc mà còn trong các tình huống cá nhân và xã hội khác.
Khả năng phát triển kỹ năng tổ chức và quản lý: Một trong những lợi ích thiết thực của công việc lễ tân là việc rèn luyện kỹ năng tổ chức và quản lý. Bạn sẽ học cách sắp xếp lịch trình, quản lý tài liệu, và phối hợp nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Những kỹ năng này không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn là nền tảng cho các vai trò quản lý trong tương lai.
Môi trường làm việc năng động và thử thách: Trong vai trò lễ tân, bạn sẽ không bao giờ cảm thấy đơn điệu. Mỗi ngày làm việc có thể mang đến những thách thức mới, từ việc xử lý yêu cầu của khách hàng đến tổ chức các cuộc họp và sự kiện. Môi trường làm việc đa dạng và không ngừng thay đổi giúp bạn duy trì sự hứng thú và phát triển kỹ năng làm việc dưới áp lực.
Xây dựng mạng lưới quan hệ chuyên nghiệp: Lễ tân thường là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, đối tác và các bên liên quan. Điều này tạo cơ hội để bạn xây dựng và duy trì mạng lưới quan hệ chuyên nghiệp rộng lớn. Các mối quan hệ này có thể trở thành tài sản quý giá trong sự nghiệp của bạn, mở ra cơ hội mới và hỗ trợ trong việc phát triển sự nghiệp.
Những kỹ năng cần thiết khi theo đuổi nghề lễ tân
Kỹ năng giao tiếp: Lễ tân phải có khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả. Điều này bao gồm việc trả lời điện thoại, tiếp đón khách hàng, và giải đáp các câu hỏi một cách chính xác và thân thiện. Bạn cần biết cách sử dụng ngôn từ phù hợp và có khả năng diễn đạt ý tưởng một cách dễ hiểu để tạo sự hài lòng cho khách hàng và đồng nghiệp. Ngoài ra, ngôn ngữ cơ thể là một phần quan trọng của giao tiếp. Đảm bảo rằng bạn duy trì giao tiếp mắt, cử chỉ thân thiện và thái độ mở, giúp tạo ấn tượng tích cực và cảm giác được chào đón cho mọi người mà bạn gặp.
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Lễ tân thường phải xử lý nhiều nhiệm vụ đồng thời, từ việc sắp xếp lịch hẹn đến tiếp đón khách và trả lời điện thoại. Kỹ năng tổ chức tốt giúp bạn phân chia thời gian hợp lý, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và đảm bảo mọi việc được hoàn thành đúng hạn. Hơn nữa, quản lý tài liệu và thông tin cần thiết cho công việc một cách hiệu quả cũng rất quan trọng. Kỹ năng tổ chức giúp bạn dễ dàng truy cập và lưu trữ thông tin, từ lịch trình cuộc họp đến hồ sơ khách hàng.
Kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt: Hàng ngày, lễ tân gặp gỡ nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, mỗi khách sẽ mang đến một vấn đề khác nhau, tính cách khác nhau. Chính vì vậy mà bạn cần có sự nhạy bén để linh hoạt xử lý tình huống một cách phù hợp nhất để họ hài lòng với chất lượng phục vụ.
Để xử lý các tình huống khác nhau khi đối diện với khách hàng, nhân viên lễ tân phải nắm bắt được tâm lý khách hàng, những mong muốn mà khách hàng đang đề cập, xác định rõ nhu cầu nào của khách hàng cần giải quyết trước mắt nhu cầu nào có khả năng trì hoãn trong thời gian ngắn, nhu cầu nào không giải quyết được mà khách hàng vẫn vui lòng….. Để biết được điều này nhân viên lễ tân cần có sự tinh tế, bình tĩnh và biết các phối hợp với các bộ phận để chủ động giải quyết các tình huống và thực hiện tốt phương châm “Khách hàng là thượng đế”.
Kỹ năng tin học văn phòng: Đối với kỹ năng tin học văn phòng, tuy không cần đáp ứng yêu cầu cao như nhiều vị trí khác nhưng bạn cũng cần nắm được những thao tác cơ bản, cần có trong việc sử dụng các phần mềm quản lý nhà hàng, khách sạn nhằm phục vụ tốt nhất cho công việc như: kỹ năng thống kê số lượng khách hàng, số phòng hiện có, thanh toán chi phí,… Điều này sẽ giúp bạn đáp ứng, giải quyết nhanh chóng các nhu cầu từ khách hàng, tránh trường hợp làm gián đoạn công việc hay hành trình trải nghiệm của khách hàng.
Chú ý chăm chút cho ngoại hình: Vì tính chất công việc, ngoại hình là một trong những điều kiện không thể thiếu khi ứng tuyển nhân viên lễ tân. Nhiều nơi sẽ đưa ra các yêu cầu cụ thể về khuôn mặt, chiều cao. Tuy nhiên, trên mặt bằng chung thì sẽ là những yêu cầu về tác phong chuyên nghiệp, trang phục gọn gàng, cử chỉ, thái độ thân thiện với khách hàng.
Bên cạnh đó, vì lễ tân là người tiếp xúc trực tiếp đầu tiên với khách hàng nên hãy cố gắng tạo một ấn tượng thật tốt. Nụ cười chính là một “vũ khí” tối ưu. Hãy cố gắng rèn luyện, biết cách vận dụng thật tốt nghệ thuật mỉm cười đúng lúc để tạo được thiện cảm tốt nhất cho khách hàng, mang lại một hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp.
Học gì để ra làm lễ tân?
Nếu bạn muốn theo đuổi công việc này và mong muốn trở thành một lễ tân chuyên nghiệp hãy tham gia khóa học Nghiệp vụ lễ tân tại Trung tâm Đào tạo theo nhu cầu xã hội – Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung ngay hôm nay. Chương trình đào tạo chuyên sâu với thời lượng học thực hành chiếm hơn 70%, cùng đội ngũ giảng viên dày dặn kinh nghiệm, nhiệt huyết, tận tình hứa hẹn sẽ mang đến cho bạn những giờ học thú vị, chất lượng.
Liên hệ ngay với chúng tôi để đăng ký tham gia khóa học hoặc tư vấn:
Hotline: 0257.350.1179
Địa chỉ: 261 Nguyễn Tất Thành, P8, TP. Tuy Hòa, Phú Yên
Email: tsd.mitc@gmail.com
Lan Anh
Hoặc bạn có thể điền thông tin dưới đây
