Ngành du lịch Việt Nam hiện nay đang trải qua một giai đoạn phát triển mạnh mẽ và đầy hứa hẹn. Với bờ biển dài, thiên nhiên hùng vĩ và di sản văn hóa phong phú, Việt Nam đã trở thành một điểm đến hấp dẫn đối với du khách trong và ngoài nước. Những danh lam thắng cảnh như Vịnh Hạ Long, phố cổ Hội An, thành phố Đà Lạt không chỉ thu hút du khách bởi vẻ đẹp tự nhiên mà còn bởi những trải nghiệm độc đáo và đậm đà bản sắc văn hóa. Đây là một cơ hội mở ra cho ngành du lịch, trong đó có nghề điều hành tour. Vậy điều hành tour là gì? Công việc của một nhân viên điều hành tour là làm gì? Chúng ta cùng tìm hiểu bài viết dưới đây nhé.
Nhân viên điều hành tour là gì?
Nhân viên điều hành tour là những người chịu trách nhiệm lên kế hoạch cho chuyến đi hay tham quan cả trong và ngoài nước cho một tour nào đó. Họ là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình du lịch như đăng ký chỗ trong khách sạn, làm visa, mua vé vận chuyển… đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng, theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch.
Công việc của nhân viên điều hành tour du lịch là gì?
Nhân viên điều hành tour được xem là người đại diện cho các công ty lữ hành để triển khai chương trình du lịch và họ sẽ thực hiện các công việc bao gồm:
– Làm việc trực tiếp với khách hàng, giới thiệu, đàm phán và thuyết phục về các dịch vụ của công ty, từ đó đi đến việc ký kết hợp đồng.
– Xây dựng chương trình du lịch, lên kế hoạch chi tiết cho từng chương trình, hoạt động để tạo nên trải nghiệm du lịch tốt nhất.
– Đàm phán và hợp tác với các đối tác cung cấp dịch vụ như địa điểm tham quan, nhà hàng, khách sạn,… để đảm bảo chất lượng dịch vụ và giá cả tốt nhất cho tour.
– Phân công nhiệm vụ cho Hướng dẫn viên du lịch, theo sát và cập nhật thông tin để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh trong suốt chuyến đi.
– Luôn cập nhật xu hướng mới, nghiên cứu đối thủ, thị trường, thị hiếu khách hàng để đưa ra chiến lược phù hợp nhằm thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
– Lập báo cáo hoạt động hàng tuần, hàng tháng và đề xuất các phương án mới để nâng cao hiệu quả và phát triển dịch vụ của công ty.
Quy trình điều hành tour du lịch
1. Chuẩn bị tour du lịch
Trong quy trình điều hành tour, bước chuẩn bị ban đầu đóng vai trò cực kỳ quan trọng trước khi tour du lịch diễn ra. Ngoài việc lên lịch trình rõ ràng, nhân viên điều hành tour du lịch cần chuẩn bị:
– Đặt các yêu cầu vận chuyển: Để tiến hành đặt các yêu cầu vận chuyển phục vụ cho chuyến tham quan của khách, công ty lữ hành cần có những bước chuẩn bị chu đáo từ khảo sát, tìm hiểu, phân loại các loại hình, điều kiện giao thông trên tuyến điểm, tại điểm tham quan sắp diễn ra. Hiểu rõ về những nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không, đường bộ, đường thuỷ và đường sắt ở Việt Nam và nước ngoài.
– Đặt các yêu cầu về lưu trú, ăn uống cho tour: Căn cứ vào điều kiện thực tế về cơ sở lưu trú tại điểm du lịch cũng như nhu cầu và đặc điểm của khách du lịch mà doanh nghiệp lữ hành sẽ lựa chọn cơ sở lưu trú phù hợp.
– Đặt các yêu cầu về tham quan: Khách du lịch có thể mua chương trình du lịch trọn gói hoặc chương trình du lịch từng phần của công ty du lịch. Sau khi bàn bạc đi đến thống nhất chương trình du lịch, công ty lữ hành sẽ tiến hành đặt các yêu cầu tham quan phù hợp với yêu cầu của khách theo lịch trình đã ký kết để đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi nhất.
– Đặt các yêu cầu khác: Ngoài các dịch vụ khách du lịch thường sử dụng như dịch vụ hướng dẫn, dịch vụ mua sắm, dịch vụ vui chơi giải trí… thì còn có nhiều dịch vụ khác cần tìm hiểu (ngân hàng, y tế, cứu hộ, bảo hiểm…), điều đó giúp doanh nghiệp lữ hành chủ động hơn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách du lịch, trong việc xử lý các tình huống và là cơ sở để doanh nghiệp lữ hành đưa ra mức chất lượng phục vụ cao.
– Sắp xếp hướng dẫn và lái xe.
– Theo dõi cập nhật thông tin và xử lý tình huống.
– Lập danh sách bảo hiểm chi tiết để đề phòng với rủi ro và những tình huống bất ngờ có thể xảy ra như tai nạn, thời tiết xấu, sự cố về chuyến bay,…
– Liên hệ và trao đổi với các bên cung cấp dịch vụ khách sạn, ăn uống, điểm vui chơi,…
– Sắp xếp và chuẩn bị các điểm đón và trả khách sao cho thuận tiện nhất.
– Chuẩn bị thông tin chi tiết về phương tiện đi lại, từ thời gian di chuyển đến số điện thoại liên hệ của các đối tác vận chuyển.
– Lập phiếu thanh toán tạm ứng trước các hạng mục cần thiết, các chứng từ dịch vụ và bảng xác nhận dịch vụ.
2. Thực hiện tour
Nhân viên điều hành tour phải luôn theo sát và xử lý mọi vấn đề để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho du khách. Dưới đây là những điều quan trọng mà một nhân viên điều hành tour cần lưu ý:
– Kiểm tra kỹ tất cả các thông tin trước giờ khởi hành khoảng vài tiếng đồng hồ.
– Kiểm tra và chuẩn bị các thủ tục tạm ứng trước.
– Làm việc lại với hướng dẫn viên du lịch một lần nữa.
– Liên tục hỗ trợ và làm việc với hướng dẫn viên du lịch để đảm bảo thông tin và hoạt động của tour diễn ra đúng như kế hoạch.
– Theo dõi tiến trình chuyến tham quan để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và đáp ứng mong đợi của du khách.
– Hỗ trợ và xử lý kịp thời các tình huống cấp bách có thể xảy ra.
– Dự tính và chuẩn bị kế hoạch thay thế trong trường hợp xảy ra sự cố (nếu có).
3. Kết thúc và tập hợp, làm báo cáo
Sau khi kết thúc chuyến du lịch, nhiệm vụ của nhân viên điều hành tour là hoàn thành các bước cuối cùng và làm các thủ tục báo cáo lên cấp trên. Thông thường, nhân viên phải báo cáo tài chính và mức độ hài lòng của du khách và sau đó, bạn sẽ nhận được lời khuyên và những chỉ đạo mới từ ban quản lý điều hành tour du lịch. Những công việc của một người điều hành tour cần làm sau khi kết thúc tour đó là:
– Lập bản tóm tắt, liệt kê các địa điểm đã đến và chi phí thực tế đã phát sinh trong quá trình tour diễn ra.
– Viết nhật ký du lịch để lưu lại kinh nghiệm.
– Thực hiện quyết toán với phòng kế toán dựa trên bảng chi phí đã kê khai (kể cả một số chi phí phát sinh nếu có).
– Lập bảng thu thập phản hồi ý kiến của du khách để đánh giá mức độ hài lòng, ghi nhận phản hồi và đóng góp từ khách hàng để cải thiện dịch vụ trong tương lai.
Trung tâm Đào tạo theo nhu cầu xã hội – Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung giới thiệu đến bạn khóa học Nghiệp vụ điều hành tour. Hãy đăng ký ngay khóa học Nghiệp vụ điều hành tour tại đây, bạn sẽ được:
– Nắm vững những kiến thức nền tảng về chuỗi cung ứng, hiểu rõ giá trị và vai trò chuỗi cung ứng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
– Giải thích được các chức năng của quản trị cung ứng.
– Trình bày được kiến thức về quy trình hoạch định và thu mua của chuỗi cung ứng.
– Trình bày được những vấn đề chung tuyến, điểm du lịch, tiềm năng và thực trạng khai thác du lịch các tuyến, điểm du lịch Việt Nam.
– Phân biệt được các tuyến, điểm du lịch Việt Nam.
– Có khả năng quan sát, ghi chú, đề xuất những thay đổi (nếu có) của tuyến, đểm, hoặc thiết kế tuyến, điểm mới.
– Trình bày được nghĩa công ty lữ hành, các dịch vụ trung gian, chương trình du lịch, nguồn khách của kinh doanh lữ hành.
– Nêu được cơ cấu tổ chức của công ty lữ hành và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, vai trò của công ty lữ hành.
– Trình bày được định nghĩa, phân loại, qui trình xây dựng một chương trình du lịch trọn gói.
– Xác định được công thức tính giá thành, giá bán chương trình du lịch trọn gói.
– Xây dựng được một chương trình du lịch trọn gói.
– Tính được giá thành, giá bán của chương trình du lịch.
– Trình bày được quy trình thực hiện chương trình du lịch tại công ty lữ hành.
– Kiểm tra các dịch vụ và xử lý các phát sinh trong quá trình thực hiện tour.
– Thực hiện được đặt dịch vụ vận chuyển, đặt các yêu cầu lưu trú, ăn uống, đặt các yêu cầu tham quan, sắp xếp hướng dẫn viên và lái xe, xác nhận dịch vụ đã đặt và yêu cầu thanh toán.
Lan Anh
Nếu bạn vẫn đang băn khoăn hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0257.350.1179 hoặc điền thông tin dưới đây để được tư vấn trực tiếp nhé.
